Εγχειρίδιο Νομικών Λειτουργιών Δικηγορικής Εταιρείας

Ως οργανισμός που ασχολείται με εμπορικές ή επαγγελματικές δραστηριότητες, τα δικηγορικά γραφεία αποτελούν επιχειρήσεις στον πυρήνα τους. Ωστόσο, οι δεξιότητες που είναι απαραίτητες για την καλή λειτουργία μιας επιχείρησης δεν ευθυγραμμίζονται πάντα με εκείνες που είναι απαραίτητες για την άσκηση της δικηγορίας. Οι νομικές λειτουργίες βρίσκονται συνήθως σε εταιρικά περιβάλλοντα για την υποστήριξη εσωτερικών συμβούλων, αλλά είναι όλο και πιο σχετικές με τη λειτουργία επιτυχημένων δικηγορικών γραφείων.

Με τον ανταγωνισμό της αγοράς και τις απαιτήσεις των πελατών να αυξάνονται, τα δικηγορικά γραφεία πρέπει να λάβουν υπόψη την αξία της ύπαρξης μιας ομάδας νομικών λειτουργιών.

Τι είναι οι Νομικές Λειτουργίες;

Οι νομικές λειτουργίες (legal ops) περιγράφουν το σύνολο των επιχειρηματικών διαδικασιών, δραστηριοτήτων και των επαγγελματιών που επιτρέπουν στα νομικά τμήματα να παρέχουν νομικές υπηρεσίες. Μπορεί να περιλαμβάνει οικονομική διαχείριση, διαχείριση έργων, τεχνογνωσία στην τεχνολογία, επιχειρηματική ευφυΐα, διαχείριση εταιρειών και προμηθευτών, εκπαίδευση και στρατηγική ανάπτυξη.

Η ομάδα νομικών λειτουργιών εξοπλίζει τους δικηγόρους, τους πωλητές και τους συνεργάτες με γνώσεις βάσει δεδομένων, στρατηγικό σχεδιασμό, διαδικασίες και τεχνολογίες για να αντλήσουν τη μέγιστη αξία από νομικά τμήματα εταιρειών, καθώς και δικηγορικά γραφεία.

Τι κάνουν οι ομάδες νομικών εργασιών για τις δικηγορικές εταιρείες;

Στα δικηγορικά γραφεία, οι νομικές πράξεις περιλαμβάνουν όλα τα επιχειρηματικά καθήκοντα που είναι απαραίτητα για τη λειτουργία μιας εταιρείας, εκτός της δικηγορικής πρακτικής. Αυτά τα καθήκοντα μπορεί να περιλαμβάνουν οικονομική επίβλεψη, διαχείριση έργου, στρατηγικό σχεδιασμό, ανάλυση δεδομένων, αναφορά και μάρκετινγκ.

Σημασία Νομικών Λειτουργιών

Οι νομικοί κανονισμοί και η συμμόρφωση γίνονται όλο και πιο περίπλοκες καθώς ο νομικός κλάδος γίνεται πιο ψηφιακός, καθιστώντας τις ομάδες νομικών ενεργειών ακόμη πιο ουσιαστικές στα δικηγορικά γραφεία. Μια αποτελεσματική ομάδα νομικών ενεργειών μπορεί να επηρεάσει σημαντικά την απόδοση ενός οργανισμού – εταιρική ή δικηγορική εταιρεία – και να αυξήσει την αποτελεσματικότητα και την κερδοφορία.

Πώς το λογισμικό διαχείρισης νομικών πρακτικών υποστηρίζει τις ομάδες νομικών πρακτικών

Αντί να εστιάζει σε μεμονωμένα προβλήματα στο κενό, το λογισμικό διαχείρισης δικηγορικών πρακτικών παρέχει μια ολοκληρωμένη λύση για ομάδες νομικών λειτουργιών.

Το λογισμικό δικηγορικών γραφείων όπως το PracticePanther προσφέρει μια ποικιλία εργαλείων για κοινές προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι δικηγορικές εταιρείες, συμπεριλαμβανομένων εργαλείων χρονομέτρησης, λογισμικού διαχείρισης νομικών εγγράφων, αυτοματοποιημένης χρέωσης και πυλών πελατών, όλα ενσωματωμένα σε ένα σύστημα.

Μερικές από τις δυνατότητες του λογισμικού διαχείρισης δικηγορικών πρακτικών περιλαμβάνουν:

Ροές εργασίας ειδικές για την πρακτική

Οι προσαρμόσιμες ροές εργασίας σάς επιτρέπουν να τυποποιείτε τις διαδικασίες της εταιρείας σας και να δημιουργείτε συγκεκριμένες εργασίες με βάση την περιοχή πρακτικής ή τον τύπο υπόθεσης. Με τις αυτοματοποιημένες ροές εργασίας του PracticePanther, οι εταιρείες μπορούν να σχεδιάζουν πρότυπα για επαναλαμβανόμενες διαδικασίες και να αναθέτουν εργασίες στο προσωπικό, διασφαλίζοντας ότι τίποτα δεν πέφτει στα κενά. Μόλις ολοκληρωθεί μία εργασία, μπορείτε να δημιουργήσετε ενεργοποιημένα συμβάντα ή εργασίες για να συνεχίσετε την εργασία σας προς τα εμπρός.

Λογισμικό χρονομέτρησης και νομικής τιμολόγησης

Η ύπαρξη μιας πλατφόρμας all-in-one για χρονομέτρηση, τιμολόγηση και διαδικτυακές πληρωμές μπορεί να βοηθήσει στον εξορθολογισμό μιας από τις πιο χρονοβόρες – και επιρρεπείς σε σφάλματα – πτυχές της λειτουργίας μιας δικηγορικής εταιρείας: τη νομική χρέωση. Το PracticePanther το κάνει απλό με λειτουργίες νόμιμου λογισμικού τιμολόγησης που επιτρέπουν στις εταιρείες να βελτιώσουν την ακρίβεια του χρεώσιμου χρόνου τους, να εξορθολογίσουν τη διαδικασία τιμολόγησης και να πληρώνονται πιο γρήγορα.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τιμολόγια με προσαρμοσμένη επωνυμία με προσαρμοσμένα πεδία και προσαρμοσμένες χρεώσιμες χρεώσεις με βάση τον χρήστη, τη δραστηριότητα, το θέμα ή την επαφή. Μετά την αποστολή, οι πελάτες μπορούν να πληρώσουν άνετα και με ασφάλεια με τον ενσωματωμένο διαδικτυακό επεξεργαστή πληρωμών του PracticePanther, PantherPayments.

Εφαρμογή Νέας Νομικής Τεχνολογίας

Η εύρεση νομικών λύσεων λογισμικού, η αξιολόγηση των προμηθευτών και η εφαρμογή αυτών των λύσεων μπορεί να είναι δύσκολη για τις ομάδες νομικών λειτουργιών. Το PracticePanther προσφέρει πόρους και εκπαίδευση για να κάνει ολόκληρη τη διαδικασία γρήγορη και απρόσκοπτη, συμπεριλαμβανομένης μιας βελτιωμένης διαδικασίας ενσωμάτωσης, ενός αυτοκαθοδηγούμενου προγράμματος πιστοποίησης, λεπτομερών εκπαιδευτικών βίντεο και μιας βιβλιοθήκης σελίδων υποστήριξης. Από την αρχή, θα έχετε μια ειδική ομάδα για την αρχική σας διαδικασία ενσωμάτωσης.

Πώς να προσδιορίσετε τον τύπο της ομάδας νομικών λειτουργιών που χρειάζεται η επιχείρησή σας

Η οικοδόμηση μιας ομάδας νομικών λειτουργιών ξεκινά με την κατανόηση του τι χρειάζεται η επιχείρησή σας, την πρόσληψη των σωστών ταλέντων και την ενδυνάμωσή τους με τους πόρους για να πετύχει. Μπορεί να είναι συντριπτικό να δημιουργήσετε μια πλήρη ομάδα νομικών λειτουργιών από το μηδέν, για να μην αναφέρουμε την εξάντληση των πόρων, επομένως εστιάστε στα τρέχοντα σημεία πόνου και σε τομείς για βελτίωση.

Για παράδειγμα, εάν η εταιρεία σας βρίσκεται στα αρχικά στάδια δημιουργίας μιας ομάδας νομικών λειτουργιών, αντί να δημιουργεί μια ομάδα νομικών λειτουργιών, ένας διαχειριστής νομικών λειτουργιών μπορεί να χειριστεί βασικές εργασίες νομικών λειτουργιών, όπως διαχείριση προμηθευτή, συμμόρφωση και πληρωμές. Από εκεί, μπορείτε να δημιουργήσετε την ομάδα σας στο μέλλον για να βελτιστοποιήσετε τις διαδικασίες και να μεγιστοποιήσετε τα αποτελέσματά σας.

Ενισχύστε τις νομικές επιχειρήσεις με τη σωστή τεχνολογία

Οι ομάδες νομικών λειτουργιών πρέπει να έχουν μια σειρά από ικανότητες, αλλά μπορούν να είναι τόσο αποτελεσματικές όσο η τεχνολογία τους. Μια ολοκληρωμένη λύση λογισμικού διαχείρισης νομικών πρακτικών όπως το PracticePanther υποστηρίζει τους πολλούς ρόλους των νομικών λειτουργιών για πιο αποτελεσματικές διαδικασίες.

Ποιος αποτελείται από μια ομάδα νομικών επιχειρήσεων;

Σύμφωνα με την Κοινοπραξία Εταιρικών Νομικών Λειτουργιών (CLOC), υπάρχουν 12 βασικές νόμιμες λειτουργίες.

Business Intelligence

Η επιχειρηματική ευφυΐα εστιάζει στα δεδομένα και τα αναλυτικά στοιχεία για την εύρεση ευκαιριών για τη βελτιστοποίηση των ροών εργασίας, των συστημάτων και των διαδικασιών με πληροφορίες που βασίζονται σε δεδομένα.

Διακυβέρνηση πληροφοριών

Η διακυβέρνηση πληροφοριών δημιουργεί πολιτικές για τη διαχείριση δεδομένων, τη διασφάλιση της ασφάλειας, την κοινή χρήση πληροφοριών και τη διασφάλιση της συμμόρφωσης.

Διαχείριση Πωλητών

Η διαχείριση προμηθευτών εστιάζει στους παρόχους υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένης της επιλογής των σωστών παρόχων, της διαπραγμάτευσης τιμολόγησης και της δέουσας επιμέλειας.

Χρηματοοικονομική διαχείριση

Η οικονομική διαχείριση αναπτύσσει προϋπολογισμούς και προβλέψεις για την πρόβλεψη του επιχειρηματικού κόστους και την υποστήριξη της υπεύθυνης χρήσης των οικονομικών δικηγορικών γραφείων.

Διαχείριση γνώσης

Η διαχείριση γνώσης παρέχει στους δικηγόρους και στο προσωπικό νομικής υποστήριξης πρόσβαση σε τρέχουσες, ακριβείς πληροφορίες για θέματα και επιχειρηματικές δραστηριότητες.

Πρακτικές Λειτουργίες

Οι λειτουργίες εξάσκησης κατανέμουν την εργασία στρατηγικά για να διασφαλίσουν ότι όλα τα μέλη του προσωπικού έχουν επαρκή ποσότητα εργασίας που είναι ευθυγραμμισμένη με τις δυνάμεις και τις δυνατότητές τους.

Διαχείριση έργου

Η διαχείριση έργου δίνει τη δυνατότητα σε μια επιχείρηση να δρομολογήσει πρωτοβουλίες και να αλλάξει σε ολόκληρη την εταιρεία χωρίς διακοπή στην εργασία.

Βελτιστοποίηση Οργανισμού

Η βελτιστοποίηση του οργανισμού καθιερώνει την εταιρική κουλτούρα σύμφωνα με τις οργανωτικές αξίες, από τις προσλήψεις έως τις εσωτερικές προαγωγές.

Παροχή υπηρεσιών

Η παροχή υπηρεσιών παράγει μοντέλα προμήθειας που ταιριάζουν με την κατάλληλη εργασία με τον κατάλληλο πόρο.

Τεχνολογία

Ομάδες τεχνολογίας σε δικηγορικά γραφεία βρίσκουν νέους τρόπους επίλυσης προβλημάτων χρησιμοποιώντας τεχνολογία, ενσωματώνουν τεχνολογικά εργαλεία ως λύσεις και ξεκινούν τον ψηφιακό μετασχηματισμό.

Στρατηγικό σχεδιασμό

Ο στρατηγικός σχεδιασμός δίνει προτεραιότητα στα έργα σύμφωνα με τις ανάγκες των πελατών, τον ανταγωνισμό της αγοράς και τις τάσεις μάρκετινγκ.

Προπόνηση και ανάπτυξη

Οι ομάδες εκπαίδευσης και ανάπτυξης ενδυναμώνουν τους υπαλλήλους με την ενσωμάτωση, τη δέσμευση και την εξέλιξη της σταδιοδρομίας τους.

Συμβουλές για την πρόσληψη μιας ομάδας νομικών λειτουργιών

Πολλοί επαγγελματίες νομικοί είναι δικηγόροι με εσωτερική εμπειρία, αλλά όχι πάντα. Κάποιος με ισχυρό επιχειρηματικό ή οικονομικό υπόβαθρο μπορεί να είναι ιδανικός. Πέρα από αυτό, θα πρέπει να διαθέτουν εμπειρογνωμοσύνη στις αρμοδιότητες που περιγράφονται από τους 12 τομείς νομικών λειτουργιών.

Μερικά παραδείγματα επαγγελματιών νομικών λειτουργιών περιλαμβάνουν:

Διευθυντής Νομικών Λειτουργιών

Ένας διαχειριστής νομικών λειτουργιών υποστηρίζει έργα για τη νομική ομάδα, όπως διαχείριση εξωτερικών συμβούλων και προμηθευτών, επίβλεψη προϋπολογισμού και στελέχωση. Αυτά είναι συνήθως άτομα με υψηλά κίνητρα και προσανατολισμένα στη λεπτομέρεια σε γενικό ρόλο.

Ειδικός Νομικών Λειτουργιών

Ένας ειδικός νομικών λειτουργιών εργάζεται υπό τον διευθυντή νομικών λειτουργιών για να χειριστεί καθήκοντα που σχετίζονται με πωλητές, προσωπικό ή σύμβουλο. Θα βοηθούσαν τον υπεύθυνο νομικών λειτουργιών να καθορίσει στρατηγικές και επιχειρησιακές πρωτοβουλίες. Άλλες ευθύνες για αυτόν τον ρόλο μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Βοηθήστε στην εφαρμογή των εργαλείων του νομικού τμήματος
• Επιβολή διαδικασιών και πολιτικών για τη διαχείριση εξωτερικών συμβούλων
• Βοηθήστε σε θέματα προϋπολογισμού και ροές εργασιών
• Συνεργαστείτε με διαλειτουργικές ομάδες

Αναλυτής Νομικών Λειτουργιών

Ένας αναλυτής νομικών λειτουργιών αξιολογεί τις τακτικές λειτουργίες της ομάδας για να εντοπίσει τομείς προς βελτίωση και να αναπτύξει λύσεις. Αυτός είναι ένας σημαντικός ρόλος δεδομένων που απαιτεί μια βαθιά κατανόηση των μετρήσεων και των βασικών δεικτών απόδοσης (KPI).

Αυτός ο ρόλος θα είναι υπεύθυνος για καθήκοντα όπως:

• Αναπτύξτε αναφορές και διαδικασίες
• Παρουσιάστε δεδομένα στα οικονομικά και λογιστικά τμήματα για να κατανοήσετε τις δαπάνες
• Προσδιορίστε ευκαιρίες για τον εξορθολογισμό των διαδικασιών και τη βελτιστοποίηση του προϋπολογισμού
• Παρακολουθήστε τη διαδικασία διαχείρισης του κύκλου ζωής της σύμβασης της νομικής ομάδας
• Περιγράψτε τις νομικές οδηγίες χρέωσης
• Παροχή τεχνικής υποστήριξης για νέες προσλήψεις
• Συνεργαστείτε με διαλειτουργικές ομάδες

Προοπτικές για τις νομικές λειτουργίες

Οι ευθύνες στο πλαίσιο των νομικών λειτουργιών υφίστανται όσο και ο εσωτερικός δικηγόρος, αλλά έκτοτε έχει γίνει δική του λειτουργία ήδη από τη δεκαετία του 2010. Τώρα, οι νόμιμες λειτουργίες είναι ο κανόνας, και όχι ένα τμήμα που περιορίζεται στους πιο εξελιγμένους οργανισμούς.

ΕΝΑ Έκθεση 2022 από το Association of Corporate Counsel (ACC) διαπίστωσε ότι το 60% των νομικών τμημάτων έχει τουλάχιστον έναν επαγγελματία νομικών λειτουργιών στην ομάδα, που αντιπροσωπεύει αύξηση 13% από το 2018. Καθώς οι εταιρείες και οι εταιρείες προσπαθούν να κάνουν περισσότερα με λιγότερα και να προσαρμοστούν στη συνεχιζόμενη αγορά πιέσεις, ο ρόλος των νομικών λειτουργιών είναι πιθανό να αυξηθεί.

The post Εγχειρίδιο The Law Firm Legal Operations Handbook appeared first on PracticePanther.